El período de validez de los documentos entregados a las instituciones y organizaciones con respecto a los sistemas de gestión es generalmente de tres años. El certificado expira después de tres años y debe ser renovado. Sin embargo, durante este período, al menos una vez al año, se realizan auditorías provisionales para garantizar la continuidad y la continuidad del sistema.
Durante estas auditorías intermedias o al final del período de renovación del documento, los auditores de TURCERT pueden detectar algunas no conformidades. Esto puede hacer que el documento emitido sea suspendido o cancelado.
Suspensión del documento.
Si se determinan las siguientes situaciones durante las inspecciones, el certificado puede suspenderse, siempre que el plazo no exceda los seis meses:
- Si la institución u organización titular del certificado ha violado sus obligaciones esenciales en la medida en que no exija la cancelación del certificado.
- Si se determina que no se cumplen las normativas legales que deben cumplirse en relación con el producto o servicio dentro del alcance del sistema de gestión correspondiente.
- En caso de una grave no conformidad con la norma durante las inspecciones.
- Si las no conformidades pequeñas o grandes no se han solucionado dentro de los límites de tiempo requeridos.
- Si el titular del certificado u organización ha suspendido la producción o los servicios por motivos como huelgas, cierres patronales, reestructuraciones, escasez de materias primas, incapacidad para recibir pedidos, desastres naturales o cambio de domicilio, o debido a situaciones similares.
- La institución u organización titular del certificado está constantemente intentando posponer las auditorías de vigilancia.
- Si no se siguen las reglas de certificación especificadas por TURCERT.
- Si el documento y el logotipo se utilizan incorrectamente.
- Los honorarios del documento o de la auditoría no han sido pagados por la organización u organización emisora.
- Finalmente, por todas las otras razones, la suspensión del documento es solicitada por la institución u organización titular del certificado.
El Comité de Certificación decide suspender el certificado. Si se considera necesario, TURCERT puede extender el período de suspensión hasta tres meses. Los documentos suspendidos se consideran temporalmente inválidos.
Cuando la organización notifica a TÜRCERT que las no conformidades han desaparecido, se realiza una inspección in situ y si las observaciones son positivas, se elimina la suspensión. El alcance, la forma y la duración de la auditoría que se realizará se determinarán según el motivo de la suspensión del documento. Si los motivos de suspensión continúan, el documento será cancelado.
Cancelando un documento
Se puede decidir cancelar el documento si:
- Al final del período de suspensión, la organización no otorga permiso a TÜRCERT para auditar.
- La organización no acepta ni elimina los motivos de suspensión.
- La organización proporciona información incompleta y engañosa durante las auditorías.
- La organización no elimina las no conformidades dentro del período dado y los motivos de la suspensión continúan.
- La organización utiliza el documento en áreas distintas al producto o servicio especificado en su alcance.
- Uso engañoso e injusto del documento.
- La organización ha falsificado documentos y anexos.
- Incumplimiento de la organización para hacer frente al espectáculo o cambio de entidad legal.
- La quiebra de la organización o cese de sus actividades conforme al documento.
- La organización no permite auditorías anuales de vigilancia.
- En las auditorías de vigilancia, se determina que la organización ha perdido completamente su cumplimiento con el sistema de gestión correspondiente.
- Los honorarios de documentos o auditorías no han sido pagados por la institución u organización emisora.
- Finalmente, si por cualquier otro motivo que no sea este, el titular o la institución ha solicitado el certificado para cancelar el documento.
Cuando se cancela el certificado, la organización debe eliminar el logotipo de toda la correspondencia y los materiales promocionales dentro de un mes. De lo contrario, TÜRCERT puede solicitar remedios legales y exigir la eliminación de daños materiales y morales.