مدت اعتبار اسناد مربوط به مؤسسات و سازمان ها در رابطه با سیستم های مدیریت معمولا 3 سال است. این گواهی پس از سه سال منقضی می شود و باید تمدید شود. با این حال، در این دوره، حداقل یک بار در سال، ممیزی های موقت برای اطمینان از تداوم و تداوم سیستم انجام می شود.
در طی این ممیزی های موقت یا در پایان دوره تجدید سند، حسابرسان TURCERT ممکن است برخی از عدم انطباق را تشخیص دهند. این ممکن است سند صادر شده را معلق یا لغو کند.
تعلیق سند
اگر شرایط زیر در طول بازرسی تعیین می شود، گواهی ممکن است معلق باشد، در صورتی که این مدت از شش ماه تجاوز نمی کند:
- اگر موسسه یا سازمان دارنده گواهینامه تعهدات اساسی خود را نقض کرده است تا آنکه لغو گواهی لازم نباشد.
- اگر مشخص شود که مقررات قانونی که باید در رابطه با محصول یا سرویس در محدوده سیستم مدیریت مربوطه مورد نیاز باشد، مطابقت ندارد.
- در صورت عدم وجود استاندارد در زمان بازرسی.
- اگر عدم انطباق کوچک یا بزرگ در زمان محدودیت مورد نیاز برطرف نشده است.
- اگر تولید یا خدمات توسط صاحب گواهینامه یا سازمان به دلایل مانند اعتصاب، قفل، بازسازی، کمبود مواد اولیه، عدم دریافت سفارشات، بلایای طبیعی یا تغییر آدرس یا به دلیل شرایط مشابه، به حالت تعلیق درآید.
- موسسه یا موسسه دارنده گواهینامه دائما سعی دارد تا ممیزی های نظارتی را به تعویق اندازد.
- اگر قوانین صدور گواهینامه TURCERT مشخص نشود، پیگرد نخواهند داشت.
- اگر سند و آرم نادرست استفاده شوند.
- هزینه گواهینامه یا حسابرسی توسط سازمان یا سازمان صادر کننده پرداخت نشده است.
- در نهایت، به دلایل دیگر، تعلیق سند توسط موسسه یا سازمان نگهدارنده گواهی درخواست می شود.
کمیته صدور گواهینامه تصمیم می گیرد گواهی را متوقف کند. اگر لازم باشد TURCERT می تواند دوره تعلیق را تا سه ماه افزایش دهد. اسناد معلق موقتا نامعتبر است.
وقتی TÜRCERT توسط سازمان مطلع می شود که عدم انطباق ناپدید شده است، بازرسی در محل انجام می شود و اگر مشاهدات مثبت باشد، تعلیق حذف می شود. دامنه، فرم و مدت زمان انجام ممیزی باید بسته به علت معلق کردن سند تعیین شود. اگر دلایل تعلیق ادامه یابد، سند لغو خواهد شد.
لغو یک سند
ممکن است تصمیم بگیرد که سند را لغو کند:
- در پایان دوره تعلیق، سازمان مجوز TÜRCERT را برای ممیزی ارائه نمی دهد.
- این سازمان دلیل بر بستری را نمی پذیرد و از بین می برد.
- این سازمان در طول بازرسی اطلاعات ناقص و گمراه کننده را فراهم می کند.
- سازمان غیرمجاز در دوره زمانی داده شده را حذف نمیکند و دلایل تعلیق ادامه دارد.
- این سازمان از سند در مناطقی غیر از محصول یا خدمات مشخص شده در دامنه آن استفاده می کند.
- استفاده اشتباه و ناعادلانه از سند.
- این سازمان اسناد و مدارک جعلی را جعل کرده است.
- شکست سازمان برای نشان دادن یا تغییر نهاد قانونی.
- ورشکستگی سازمان یا پایان فعالیت های آن تحت سند.
- این سازمان ممیزی ممیزی های سالانه را ممنوع می کند.
- در ممیزی های نظارتی مشخص شده است که سازمان به طور کامل از انطباق خود با سیستم مدیریت مربوطه رهایی یافته است.
- هزینه اسناد یا ممیزی توسط موسسه یا سازمان صادر کننده پرداخت نشده است.
- در نهایت، اگر به دلایلی به غیر از این دلیل، گواهی توسط دارنده یا موسسه درخواست لغو سند را درخواست کرده است.
هنگامی که گواهی لغو شود، سازمان باید یک ماه از همه مکاتبات و مواد تبلیغاتی حذف کند. در غیر این صورت، TÜRCERT می تواند برای راه حل های قانونی درخواست کند و از خسارات مادی و اخلاقی تقاضا کند.