Lorsque SCIENCE Technical Certification Inc. reçoit des demandes de documents d'institutions et d'organismes qui mettent en place et exploitent divers systèmes de gestion, elle initie des études de certification. Ces études suivent un certain processus. Bien que le système de gestion comprenne différents thèmes, le cheminement général à suivre est le même.

Les étapes d'un processus de certification peuvent être expliquées comme suit.

Recevoir la demande de certification

La première étape qu'une organisation prendra pour obtenir un certificat est de remplir le formulaire de demande complètement et complètement. Lorsque SCIENCE reçoit ce formulaire, il procède aux examens nécessaires et, s'il le juge opportun, prépare la proposition de certification et la soumet à l'organisme. Il renseigne également sur les travaux de certification à réaliser avec l'offre.

Si l'offre est approuvée par l'organisation, un contrat est préparé. La signature de ce contrat par les parties marque également le début du processus de certification.

SCIENCE nomme un auditeur à ce stade et la planification de l'audit est faite par l'auditeur.

Examen préliminaire de la documentation

A ce stade, l'institution ou l'organisation qui demande la certification doit ouvrir tous les documents préparés lors de la mise en place du système de gestion concerné pour les examens préliminaires par SCIENCE. Ces documents parvenus au bureau de SCIENCE sont examinés par l'auditeur désigné pour s'assurer qu'ils sont conformes à la norme applicable. Si des non-conformités sont détectées pendant cette période, celles-ci sont signalées à l'institution ou à l'organisme qui demande le document afin d'éliminer les lacunes ou de corriger les erreurs.

Les non-conformités identifiées doivent être éliminées avant l'inspection sur le terrain. L'audit de certification ne peut pas commencer sans cela. Les documents à réviser après l'élimination des non-conformités sont à nouveau envoyés à l'auditeur. Si l'auditeur n'est pas convaincu des dispositions prises, il peut se rendre à l'institution ou à l'organisation à ce stade.

Effectuer un travail d'audit préliminaire

Une fois l'examen préliminaire de la documentation terminé, une étude d'audit préliminaire peut être organisée dans l'organisation si nécessaire. Dans ce cas, SCIENCE nomme un auditeur principal et procède à un bref audit préliminaire. Les travaux de pré-audit ne sont obligatoires que dans les études de certification du Système de Management Environnemental. En dehors de cela, cela dépend entièrement de la volonté de l'organisation. Entre-temps, les travaux d'audit préliminaires peuvent aboutir à un résultat positif, mais cela ne signifie pas que les travaux de certification seront également positifs.

Supervision de la certification

SCIENCE effectue ce travail directement dans les bureaux, les installations, dans les zones de travail courtes de l'institution ou de l'organisation qui demande le document. Lors de ces audits menés par un auditeur responsable et un nombre suffisant d'auditeurs, il est constaté l'adéquation des activités aux exigences de la norme en procédant aux contrôles nécessaires et en interrogeant les salariés. Si des non-conformités affectant le fonctionnement du système concerné sont détectées lors des audits, elles font l'objet d'un suivi.

Le rapport à préparer à la fin de cette activité est soumis à SCIENCE. SCIENCE reçoit le rapport de l'auditeur et y travaille, et s'il est convaincu que l'organisation fonctionne conformément à la norme et qu'elle mérite le document, il émet le document pertinent et le remet à l'organisation.

Supervision de la surveillance

SCIENCE effectue des audits de surveillance au moins une fois par an afin de vérifier que les activités conformes à la norme se poursuivent et que la continuité et l'efficacité du système sont assurées après la remise du certificat aux organisations.