Bir şirket, organizasyon yapısını belirlemeden, görev dağılımını yapamaz, görev tanımlarını çıkamaz, iş süreçlerini net olarak belirleyemez, iş süreçlerindeki yetki ve sorumluluk dağılımını gerçekleştiremez. Ancak bütün şirketlerde yönetim ve organizasyon yapısı, sürekli olarak ve her seviyede durmadan sorgulanır. Şirketler yaşayan organizasyonlardır ve organizasyon yapıları olmadan yaşayamazlar, ama mevcut organizasyon yapıları da sürekli eleştirilmeye ve değiştirilmeye her zaman açıktır. Böyle olması da çok doğaldır. Ancak çalışanların birbirini suçladığı ve kimsenin memnun olmadığı bir organizasyon şemasına sahip olmak yerine, verimlilik ve etkinlik odaklı, hakkaniyet ve liyakat ilkelerine dayalı bir organizasyon şeması oluşturmak en doğrusudur.

İşletmelerinde ISO 9001 Kalite Yönetim Sistemi kuran ve yöneten şirketler, daha stabil ve kabul edilebilir bir organizasyon yapısı kurmak zorundadır. Organizasyon şeması, şirket içinde mevcut yönetim sistemi silsilesinin görsel olarak çizilmiş bir şeklidir.

Şirketlerin düzgün ve işlevsel bir organizasyon yapısı kurabilmeleri için, öncelikle mevcut iş pozisyonlarına uygun hareket edilmesi gerekir. Bunun için de önce küçük de olsa her ünitede yapılan faaliyetler belirlenmeli ve bu faaliyetlerin iş süreçleri çıkarılmalıdır. Bu iş süreçleri etkin olarak ortaya çıkarıldığında, üniteler de şekillenmiş olacaktır. Esas olan bir iş sürecinin, doğru kişiler tarafından, doğru bir ünite içinde ve doğru bir akışa uyularak gerçekleştirilmesidir. Bu açıdan bakılarak süreçler ve üniteler ortaya çıkarılmalıdır. Teorik olarak her ünitenin bir yöneticisi, ünitenin sorumluluk alanına ve genişliğine bağlı olarak bir yönetici yardımcısı ve çalışanları bulunacaktır.

Bir şirketin organizasyon yapısının belirlenmesinde temel kural, organizasyon şemasının kişilere bağlı olarak değil, pozisyonlara bağlı olarak hazırlanması gerektiğidir.

Bu şekilde ortaya çıkmaya başlayan bir organizasyon şemasının en tepesinde Genel Müdür, onun bir altında ise ünitelerden sorumlu olacak Genel Müdür Yardımcıları veya ünite yöneticileri olacaktır. Genel Müdür şirket içinde en yetkili pozisyondur ve aynı zamanda şirketin Yönetim Kurulu üyesidir.

Aşağıda bir üretim şirketine ait standart bir organizasyon şeması gösterilmektedir. Ünitelerin sayısı, şirketin büyüklüğüne ve ihtiyaçlarına göre arttırılabilir. Ancak genel trend, yatay organizasyon şemalarının daha işlevsel olduğu ve dikey dallanmadan mümkün olduğunca kaçınmak gerektiği yönündedir.

Organizasyon şemasının nasıl hazırlanması gerektiği konusunda daha ayrıntılı bilgiler almak isteniyorsa, şirketimize başvurmak için geç kalmayınız. Firmamız TÜRCERT Teknik Kontrol ve Belgelendirme şirketi, Kalite Yönetim Sistemi alanında güçlü bir kadro ve teknik altyapı ile hizmet vermektedir.