ISO 9001:2015 Kalite Yönetim Sistemi’nin kurulması sırasında ve daha sonra uygulamada hazırlanması gereken bir takım listeler bulunmaktadır. Aşağıda sistemin etkin uygulanabilmesi için gerekli olan listeler kısa başlıklarla açıklanmıştır:
- ISO 9001 Revizyon Takip Listesi
Herhangi bir doküman revize edileceği zaman, dokümandan sorumlu ünite yöneticisi tarafından doküman revizyon talebi formu doldurulur ve işletme içinde görevli kalite yönetim temsilcisine teslim edilir. Revizyon talebi formu üzerinde mutlaka neden revizyon yapıldığı ve revizyonun içeriği yazılmalıdır. Bu bilgiler kalite yönetim temsilcisi tarafından, formatı aşağıda gösterilen Revizyon Takip Listesi’ne kaydedilir. Söz konusu listenin amacı, bir doküman üzerinde hangi tarihlerde, kimin tarafından, ne amaçla ve ne gibi değişiklikler yapıldığını bir tarih silsilesi içinde izlemektir.
- ISO 9001 Dış Kaynaklı Doküman Listesi
Kalite Yönetim Sistemi içinde, faaliyetler ile olarak, işletme bünyesinde hazırlanan dokümanlar yanında çoğu zaman dış kaynaklara da ihtiyaç bulunmaktadır. Bunların başında yasal düzenlemeler gelir. Bunlar hiç değiştirilmeden yayınlandıkları şekli ile dokümantasyon sistemi içine dahil edilir. Bu tür dokümanlar ISO 9001 Dış Kaynaklı Doküman Listesi’nde takip edilmektedir. İşletmenin faaliyet alanı ile ilgili olarak ulusal veya uluslararası kuruluşlar tarafından yayınlanmış raporlar, araştırma sonuçları veya bilimsel yayınlar da dış kaynaklı dokümanlar arasında bulunabilir.
- ISO 9001 Onaylı Tedarikçi Listesi
İşletmeler, yüksek performans ve kalite elde etmek buna karşılık düşük maliyet güvencesi sağlamak amacı ile çoğu zaman birden fazla tedarikçi firma ile çalışmaktadır. İşletmeler, birlikte çalışmaya karar verdikleri tedarikçi firmaları ISO 9001 Onaylı Tedarikçi Listesi’ne kaydetmektir. Bu listenin amacı, işletmenin mal ve hizmet aldığı tedarikçi firmaların kimlik bilgilerini, çalışmaya başlama ve sonra erme tarihlerini ve sona erme nedenlerini kaydetmektir.
- ISO 9001 Makine Listesi
Performanslarını yükseltmek isteyen işletmeler, üretim faaliyetlerinde kullanılacak makineleri doğru seçmek ve doğru kullanmak zorundadırlar. Diğer taraftan işletmelerin sahip oldukları makineleri ve donanımlarını da kayıt altına almaları gerekmektedir. Söz konusu liste, bir işletmede mevcut makinelerin hangileri olduğu, teknik özelliklerinin ne olduğu, makinenin işletmeye hangi taihte alındığı, en son hangi tarihte düzenli bakımının yapıldığı ve makinenin güvenliğinden ve bakımından kimin sorumlu olduğu bilgilerinin kaydedildiği bir listedir.
- ISO 9001 İç Tetkikçi Listesi
İç tetkik faaliyeti, işletme içinde mevcut problemlerin objektif olarak tespit edilmesine ve ileride ortaya çıkması muhtemel problemlerin önceden öngörülmesine ve gerekli önlemlerin alınmasına yaramaktadır. ISO 9001 İç Tetkikçi Listesi, işletme içinde sistemin, kalite standartlarına ve sistem gerekliliklerine ne kadar uygun yönetildiğini tespit etmek amacı ile hangi ünitelerde bu çalışmaların yürütüleceğini, bu ünitelerin kimin sorumluluğunda olduğu, bu çalışmaları yapacak ekibin kimlerden oluşacağı ve hangi sıklıkta iç tetkik çalışmalarının yapılacağı bilgilerini taşımaktadır.
- ISO 9001 İşe Girişte Gerekli Evrak Listesi
Bir şirkette işe yeni başlayacak personelden, bir takım belgeler istenir. Bu belgeler personel için açılacak özlük dosyası içinde saklanır. Personel özlük dosyaları sadece işe giriş sırasında değil personel çalışmaya devam ettiği sürece takip edilmeli ve güncel olması sağlanmalıdır. ISO 9001 İşe Girişte Gerekli Evrak Listesi, bir personel işe alındığı sırada kendisinden talep edilen nüfus cüzdanı fotokopisi, ikametgah, fotoğraf, sabıka kaydı, sağlık raporu, diploma fotokopisi ve benzeri hangi belgelerin alınacağının bir listesidir.
- ISO 9001 Pasif Müşteri Listesi
Pasif müşteri, herhangi bir nedenle temas sağlanamamış veya bir zaman müşteri olmasına rağmen zaman içinde şirket ile ilişkisi kopmuş müşterilerdir. Bir süre şirketin müşterisi olmasına rağmen verim sağlanamayan müşteriler de pasif müşteri sayılabilir. ISO 9001 Pasif Müşteri Listesi, henüz hiç çalışmaya başlanmamış müşteriler, daha önce çalışırken herhangi bir nedenle firmanın çalışmaya devam etmediği müşteriler ya da daha önce çalışırken herhangi bir nedenle artık çalışmak istemeyen müşterilerin bir listesidir.
- ISO 9001 Potansiyel Müşteri Listesi
Potansiyel müşteri, bugün için henüz müşteri olmayan, ancak ileride müşteri olma potansiyeli taşıyan müşterilerdir. ISO 9001 Potansiyel Müşteri Listesi, henüz hiç çalışmaya başlanmamış ancak şirketin faaliyet alanı itibariyle ileride çalışma ihtimali çok yüksek olan müşterilerin bir listesidir.
- ISO 9001 Aktif Müşteri Listesi
Söz konusu liste, şirketin hala çalışmaya devam ettiği ve verim sağladığı müşterilerinin bir listesidir. Şirketlerin mevcut müşterilerini elde tutmaları gittikçe önem kazanıyor. Her şirket bunun için bir strateji belirlemek zorundadır. Bu yüzden de hangi müşterileri elde tutmak istediğine, bunun için hangi yöntemleri uygulayacağına, müşterileri elde tutma performansını nasıl ölçümleyeceğine ve elde tutulan müşteriyi nasıl tanımlayacağına karar vermesi gerekiyor.
- ISO 9001 Kalite Kayıtları Listesi
Kalite Yönetim Sistemi’nin etkili olarak uygulanmasında, tutulan kalite kayıtlarının önemi büyüktür. Hazırlanan prosedürlerin uygulanması sırasında kullanılan ve sistemin geriye dönük incelemelerinde de kullanılan dokümanların, ilgili üniteler tarafından muhafaza edilmesi ve arşivlenmesi gerekmektedir. Bu dokümanların önemli bir kısmı kalite kaydıdır ve bu kayıtlar söz konusu listede yer almaktadır.
- ISO 9001 Tedarikçi Değerlendirme Soru Listesi
Tedarikçi firmalar, birçok noktadan sorgulanırlar. Bu sorgulama hem tedarikçi firma ile ilk defa çalışmaya karar verilirken hem de mevcut tedarikçi firmaların periyodik değerlendirmeleri yapılırken mutlaka olmak zorundadır. ISO 9001 Tedarikçi Değerlendirme Soru Listesi, bu değerlendirme çalışmaları sırasında mutlaka dikkate alınması gereken noktaları tespit etmektedir.
- ISO 9001 İç Tetkik Soru Listesi
ISO 9001 İç Tetkik Soru Listesi, iç tetkik faaliyetleri sırasında mutlaka dikkate alınması gereken noktaları tespit etmektedir. Bu kapsamda, genel şartlar, dokumantasyon şartları, yönetim sorumluluğu, kaynak yönetimi, ürünün gerçekleşmesi, ölçme, analiz ve iyileştirme gibi başlıklar altında işletmenin kalite sistemini ne kadar sahiplendiği ve uyguladığı ortaya çıkarılmaktadır.
ISO 9001 Kalite Yönetim Sistemi uygulaması kapsamında kullanılan listelerin hazırlanması konusunda daha ayrıntılı bilgiler, firmamız TÜRCERT Teknik Kontrol ve Belgelendirme şirketi yönetici ve çalışanlarından alınabilir.