İşletmelerin bugünün değişen koşullarında başarılı olmaları gittikçe zorlaşmaktadır. Yaşanılan her başarısızlık, işletmenin varlığını tehdit etmektedir. İşletmelerin, yoğun rekabet koşulları içinde, uzun dönemli ve sürdürülebilir üstünlükler elde edebilmeleri için dikkatli olmak zorunda kaldıkları birkaç nokta var. Örneğin rekabet gücünde zayıf kalmamaları gerekiyor. Pazar payının gittikçe daraldığını farketmeleri gerekiyor. İnsanlar bugün daha bilinçlidir ve artık haklarını aramaktadır. Bu insanların beklentilerin karşılanamaması, işletmenin imajını olumsuz etkilemektedir. Maliyetlerin yükselmesi demek, işletmelerin artık verimsiz çalışmaya başladıklarını gösterir. Bütün bunların farkında olmak gerekmektedir. Toplam kalite yönetimi bu farkındalığı yarattığı ve fark yarattığı için önemlidir.
Bu çerçevede işletmelerin en önemli maliyet kalemlerinden biri olan satın alma süreçlerini ele almaları ve en optimum düzeyde tutmaları gerekmektedir. Bu yüzden satın alma süreçlerinin net olması ve belli kriterlerin ve yetkilerin açıklanması, kontrol noktalarının belli olması ve satın alma faaliyetinin sürekli denetlenebilir olması gerekmektedir. ISO 9001 Satın Alma Prosedürü, işletmelerin üretim için ihtiyaç duyduğu malzeme ve hizmetlerin uygun tedarikçi firmalardan veya taşeron firmalardan satın alınması, satın alma kriterlerinin tespit edilmesi ve değerlendirilmesi amacı ile hazırlanmaktadır.
Söz konusu prosedür, önce satın alma ihtiyacının nasıl belirleneceğini açıklar. Genelde satın alma ihtiyaçları, satın alma talep formu düzenlenerek firmanın satın almadan sorumlu bölümüne iletilir. Bu bölüm, satın alınacak malzeme ile ilgili bir şartname düzenler ve önceden karar verilmiş tedarikçi firmalara gönderir.
Satın alınan malzeme veya hizmetlerin uygun olmadığı durumlarda eksik veya hasarlı ürünler derhal ilgili tedarikçi firmaya bildirilir. Hasar durumunda, işin aciliyetine ve duruma göre ya gelen bütün malzeme tedarikçi firmaya iade edilir, veya malzemenin uygun olanları alınır, hasarlı olanlar değiştirilmesi koşulu ile tedarikçi firmaya iade edilir. Malzemenin eksik çıkması durumuda ise duruma göre eksik malzeme teslim alınır, ancak en kısa zamanda eksik kısmın tamamlanması talep edilir.
İşletmenin satın alma listesinde bulunmayan bir mazleme satın alınacak ise bu durumda satın alma bölümü, en az üç tedarikçi firmadan teklif alır ve bunları değerlendirir. Uygun olan firmadan alım yapılır.
İşletmede mutlaka önceden karar verilmiş bir tedarikçi listesi bulunmak zorundadır. Tedarikçiler yıl sonlarında yeniden değerlendirilir ve duruma göre liste güncellenir. Tedarikçi firmaların yıl içinde performanslarını izlemek üzere ilgili bilgiler tedarikçi değerlendirme formuna kaydedilir.
ISO 9001:2015 Satın Alma Prosedürü’nün ne olduğu ve nasıl hazırlanması gerektiği konularında firmamız TÜRCERT Teknik Kontrol ve Belgelendirme şirketi yönetici ve çalışanları her zaman yanınızdadır.
ISO 9001 Satın Alma Prosedürü Sayfasının form çıktısı olarak aşağıdaki word belgesine bakabilirsiniz.
ISO 9001 Satın Alma Prosedürü