Il periodo di validità dei documenti forniti alle istituzioni e organizzazioni riguardanti i sistemi di gestione è in genere di tre anni. Il certificato scade dopo tre anni e deve essere rinnovato. Tuttavia, durante questo periodo, almeno una volta all'anno, vengono effettuati audit provvisori per garantire la continuità e la continuità del sistema.

Durante questi audit intermedi o alla fine del periodo di rinnovo del documento, gli auditor di TURCERT possono rilevare alcune non conformità. Ciò potrebbe causare la sospensione o l'annullamento del documento emesso.

Sospensione del documento

Se durante le ispezioni vengono determinate le seguenti situazioni, il certificato può essere sospeso, a condizione che il termine non superi i sei mesi:

  • Se l'istituzione o l'organizzazione titolare del certificato ha violato i suoi obblighi essenziali nella misura in cui non richiede la cancellazione del certificato.
  • Se viene stabilito che le norme legali che devono essere rispettate in relazione al prodotto o servizio nell'ambito del sistema di gestione pertinente non sono rispettate.
  • In caso di grave non conformità allo standard durante le ispezioni.
  • Se le non conformità piccole o grandi non sono state sanate entro i termini previsti.
  • Se la produzione o i servizi sono stati sospesi dal titolare del certificato o dall'organizzazione per motivi quali scioperi, serrate, ristrutturazione, penuria di materie prime, incapacità di ricevere ordini, disastri naturali o cambio di indirizzo, o a causa di situazioni simili.
  • L'istituzione o l'organizzazione titolare del certificato cerca costantemente di rinviare gli audit di sorveglianza.
  • Se le regole di certificazione specificate da TURCERT non vengono seguite.
  • Se il documento e il logo sono usati in modo errato.
  • La documentazione o le spese di revisione non sono state pagate dall'organizzazione o dall'organizzazione emittente.
  • Infine, per tutti gli altri motivi, la sospensione del documento è richiesta dall'istituzione o dall'organizzazione titolare del certificato.

Il Comitato di certificazione decide di sospendere il certificato. Se ritenuto necessario, TURCERT può prorogare il periodo di sospensione fino a tre mesi. I documenti sospesi sono considerati temporaneamente non validi.

Quando TÜRCERT viene avvertito dall'organizzazione che le non conformità sono scomparse, viene eseguita un'ispezione in loco e se le osservazioni sono positive, la sospensione viene rimossa. L'ambito, la forma e la durata della verifica da eseguire devono essere determinati in base al motivo della sospensione del documento. Se i motivi di sospensione continuano, il documento verrà annullato.

Annullamento di un documento

Si può decidere di cancellare il documento se:

  • Alla fine del periodo di sospensione, l'organizzazione non concede il permesso di TÜRCERT alla verifica.
  • L'organizzazione non accetta ed elimina i motivi di sospensione.
  • L'organizzazione fornisce informazioni mancanti e fuorvianti durante gli audit.
  • L'organizzazione non rimuove le non conformità entro il periodo stabilito e continuano i motivi della sospensione.
  • L'organizzazione utilizza il documento in aree diverse dal prodotto o servizio specificato nel suo ambito.
  • Uso fuorviante e ingiusto del documento.
  • L'organizzazione ha falsificato documenti e allegati.
  • Mancanza dell'organizzazione per affrontare lo spettacolo o il cambiamento di persona giuridica.
  • Il fallimento dell'organizzazione o la cessazione delle sue attività ai sensi del documento.
  • L'organizzazione non consente audit annuali di sorveglianza.
  • Negli audit di sorveglianza, si determina che l'organizzazione ha completamente perso la propria conformità con il sistema di gestione pertinente.
  • La documentazione o le spese di revisione non sono state pagate dall'istituzione o dall'organizzazione emittente.
  • Infine, se per qualsiasi altro motivo diverso da questo motivo, il titolare o l'istituzione ha richiesto al certificato di recedere dal documento.

Quando il certificato viene cancellato, l'organizzazione deve rimuovere il logo da tutta la corrispondenza e il materiale promozionale entro un mese. In caso contrario, TÜRCERT potrebbe richiedere i rimedi legali e richiedere l'eliminazione di danni materiali e morali.