Il periodo di validità dei documenti forniti alle istituzioni e organizzazioni riguardanti i sistemi di gestione è in genere di tre anni. Il certificato scade dopo tre anni e deve essere rinnovato. Tuttavia, durante questo periodo, almeno una volta all'anno, vengono effettuati audit provvisori per garantire la continuità e la continuità del sistema.
Durante questi audit intermedi o alla fine del periodo di rinnovo del documento, gli auditor di TURCERT possono rilevare alcune non conformità. Ciò potrebbe causare la sospensione o l'annullamento del documento emesso.
Sospensione del documento
Se durante le ispezioni vengono determinate le seguenti situazioni, il certificato può essere sospeso, a condizione che il termine non superi i sei mesi:
- Se l'istituzione o l'organizzazione titolare del certificato ha violato i suoi obblighi essenziali nella misura in cui non richiede la cancellazione del certificato.
- Se viene stabilito che le norme legali che devono essere rispettate in relazione al prodotto o servizio nell'ambito del sistema di gestione pertinente non sono rispettate.
- In caso di grave non conformità allo standard durante le ispezioni.
- Se le non conformità piccole o grandi non sono state sanate entro i termini previsti.
- Se la produzione o i servizi sono stati sospesi dal titolare del certificato o dall'organizzazione per motivi quali scioperi, serrate, ristrutturazione, penuria di materie prime, incapacità di ricevere ordini, disastri naturali o cambio di indirizzo, o a causa di situazioni simili.
- L'istituzione o l'organizzazione titolare del certificato cerca costantemente di rinviare gli audit di sorveglianza.
- Se le regole di certificazione specificate da TURCERT non vengono seguite.
- Se il documento e il logo sono usati in modo errato.
- La documentazione o le spese di revisione non sono state pagate dall'organizzazione o dall'organizzazione emittente.
- Infine, per tutti gli altri motivi, la sospensione del documento è richiesta dall'istituzione o dall'organizzazione titolare del certificato.
Il Comitato di certificazione decide di sospendere il certificato. Se ritenuto necessario, TURCERT può prorogare il periodo di sospensione fino a tre mesi. I documenti sospesi sono considerati temporaneamente non validi.
Quando TÜRCERT viene avvertito dall'organizzazione che le non conformità sono scomparse, viene eseguita un'ispezione in loco e se le osservazioni sono positive, la sospensione viene rimossa. L'ambito, la forma e la durata della verifica da eseguire devono essere determinati in base al motivo della sospensione del documento. Se i motivi di sospensione continuano, il documento verrà annullato.
Annullamento di un documento
Si può decidere di cancellare il documento se:
- Alla fine del periodo di sospensione, l'organizzazione non concede il permesso di TÜRCERT alla verifica.
- L'organizzazione non accetta ed elimina i motivi di sospensione.
- L'organizzazione fornisce informazioni mancanti e fuorvianti durante gli audit.
- L'organizzazione non rimuove le non conformità entro il periodo stabilito e continuano i motivi della sospensione.
- L'organizzazione utilizza il documento in aree diverse dal prodotto o servizio specificato nel suo ambito.
- Uso fuorviante e ingiusto del documento.
- L'organizzazione ha falsificato documenti e allegati.
- Mancanza dell'organizzazione per affrontare lo spettacolo o il cambiamento di persona giuridica.
- Il fallimento dell'organizzazione o la cessazione delle sue attività ai sensi del documento.
- L'organizzazione non consente audit annuali di sorveglianza.
- Negli audit di sorveglianza, si determina che l'organizzazione ha completamente perso la propria conformità con il sistema di gestione pertinente.
- La documentazione o le spese di revisione non sono state pagate dall'istituzione o dall'organizzazione emittente.
- Infine, se per qualsiasi altro motivo diverso da questo motivo, il titolare o l'istituzione ha richiesto al certificato di recedere dal documento.
Quando il certificato viene cancellato, l'organizzazione deve rimuovere il logo da tutta la corrispondenza e il materiale promozionale entro un mese. In caso contrario, TÜRCERT potrebbe richiedere i rimedi legali e richiedere l'eliminazione di danni materiali e morali.