Η TÜRCERT Τεχνικός Έλεγχος και Πιστοποίηση Α.Ε. ξεκινά έργα πιστοποίησης όταν λαμβάνει αιτήσεις εγγράφων από ιδρύματα και οργανισμούς που εγκαθιστούν και λειτουργούν διάφορα συστήματα διαχείρισης. Αυτές οι μελέτες ακολουθούν μια συγκεκριμένη διαδικασία. Παρόλο που το σύστημα διαχείρισης περιέχει διαφορετικά θέματα, η συνολική διαδρομή είναι η ίδια.

Τα στάδια μιας διαδικασίας πιστοποίησης μπορούν να εξηγηθούν ως εξής.

Λήψη αίτησης πιστοποίησης

Το πρώτο βήμα για έναν οργανισμό να αποκτήσει ένα έγγραφο είναι να συμπληρώσει πλήρως το έντυπο αίτησης. Όταν η TÜRCERT λάβει αυτό το έντυπο, εκτελεί τις απαραίτητες επιθεωρήσεις και, εάν το κρίνει σκόπιμο, προετοιμάζει την πρόταση πιστοποίησης και την παρουσιάζει στον οργανισμό. Παρέχει επίσης πληροφορίες σχετικά με τις μελέτες πιστοποίησης που πρέπει να διεξαχθούν με την πρόταση.

Εάν η προσφορά εγκριθεί από τον οργανισμό, συντάσσεται σύμβαση. Η υπογραφή της σύμβασης από τα μέρη αρχίζει επίσης τη διαδικασία πιστοποίησης.

Η TÜRCERT διορίζει έναν ελεγκτή σε αυτό το στάδιο και οι έλεγχοι διενεργούνται από τον ελεγκτή.

Προκαταρκτική εξέταση της τεκμηρίωσης

Σε αυτό το στάδιο, το ίδρυμα ή ο οργανισμός που ζητεί πιστοποίηση πρέπει να ανοίξει όλα τα έγγραφα που καταρτίστηκαν κατά τη δημιουργία του σχετικού συστήματος διαχείρισης για προκαταρκτικές έρευνες της TÜRCERT. Αυτά τα έγγραφα, τα οποία φθάνουν στο γραφείο της TÜRCERT, εξετάζονται από τον διορισμένο ελεγκτή όσον αφορά τη συμμόρφωση με το σχετικό πρότυπο. Εάν εντοπιστούν τυχόν μη συμμορφώσεις, κοινοποιούνται στο ίδρυμα ή στον οργανισμό που ζητεί τα έγγραφα για τη διόρθωση των ελλείψεων ή τη διόρθωση των σφαλμάτων.

Οι αναγνωρισμένες μη συμμορφώσεις πρέπει να καταργηθούν πριν από την επιτόπια επιθεώρηση. Ο έλεγχος πιστοποίησης δεν μπορεί να ξεκινήσει χωρίς αυτό. Τα έγγραφα που πρόκειται να αναθεωρηθούν μετά την εξάλειψη των μη συμμορφώσεων, αποστέλλονται ξανά στον ελεγκτή. Αν ο ελεγκτής δεν είναι πεπεισμένος για τις ρυθμίσεις που έχουν γίνει, μπορεί να επισκεφθεί το ίδρυμα ή τον οργανισμό σε αυτό το στάδιο.

Εκτέλεση εργασιών προκαταρκτικού ελέγχου

Μετά την ολοκλήρωση της προκαταρκτικής εξέτασης της τεκμηρίωσης, μπορεί να διεξαχθεί προκαταρκτικός έλεγχος στον οργανισμό, εφόσον ζητηθεί. Στην περίπτωση αυτή, η TÜRCERT ορίζει έναν κύριο ελεγκτή και διενεργεί σύντομο προκαταρκτικό έλεγχο. Οι εργασίες προ του ελέγχου είναι υποχρεωτικές μόνο στις μελέτες πιστοποίησης του συστήματος περιβαλλοντικής διαχείρισης. Εκτός αυτού, εξαρτάται εξ ολοκλήρου από το αίτημα του οργανισμού. Εν τω μεταξύ, ο προκαταρκτικός έλεγχος μπορεί να έχει θετικό αποτέλεσμα, αλλά αυτό δεν σημαίνει ότι η πιστοποίηση θα είναι θετική.

Επίβλεψη της πιστοποίησης

Η TÜRCERT εργάζεται απευθείας στα γραφεία και τις εγκαταστάσεις του ιδρύματος ή της οργάνωσης που ζητεί έγγραφα ή στους χώρους εργασίας. Σε αυτούς τους ελέγχους που διεξάγονται από τον κύριο ελεγκτή και από έναν επαρκή αριθμό ελεγκτών, παρατηρείται ότι οι απαραίτητες δραστηριότητες εκτελούνται σύμφωνα με τις απαιτήσεις του προτύπου, διενεργώντας τους απαραίτητους ελέγχους και συζητώντας με τους εργαζόμενους. Εάν εντοπιστούν μη συμμορφώσεις κατά τη διάρκεια ελέγχων που επηρεάζουν τη λειτουργία του σχετικού συστήματος, παρακολουθούνται.

Η έκθεση που θα καταρτιστεί στο τέλος αυτής της δραστηριότητας υποβάλλεται στην TÜRCERT. Η TÜRCERT εργάζεται λαμβάνοντας την έκθεση του ελεγκτή και εάν είναι πεπεισμένη ότι ο οργανισμός λειτουργεί σύμφωνα με το πρότυπο και το έγγραφο έχει δίκιο, θα οργανώσει το σχετικό έγγραφο και θα το υποβάλει στον οργανισμό.

Επίβλεψη της επιτήρησης

Η TÜRCERT διεξάγει ελέγχους επιτήρησης τουλάχιστον μία φορά το χρόνο, προκειμένου να παρακολουθεί τη συνέχεια του συστήματος και να διασφαλίζει τη συνέχεια και την αποτελεσματικότητα του συστήματος.