Όταν η SCIENCE Technical Certification Inc. λαμβάνει αιτήματα εγγράφων από ιδρύματα και οργανισμούς που δημιουργούν και λειτουργούν διάφορα συστήματα διαχείρισης, ξεκινά μελέτες πιστοποίησης. Αυτές οι μελέτες ακολουθούν μια συγκεκριμένη διαδικασία. Αν και το σύστημα διαχείρισης περιλαμβάνει διαφορετικά θέματα, η γενική διαδρομή που πρέπει να ακολουθηθεί είναι η ίδια.

Τα στάδια μιας διαδικασίας πιστοποίησης μπορούν να εξηγηθούν ως εξής.

Λήψη αίτησης πιστοποίησης

Το πρώτο βήμα που θα κάνει ένας οργανισμός για να λάβει πιστοποιητικό είναι να συμπληρώσει πλήρως και πλήρως την Αίτηση. Όταν η SCIENCE λάβει αυτό το έντυπο, προβαίνει στις απαραίτητες εξετάσεις και, εάν κρίνει σκόπιμο, συντάσσει την πρόταση πιστοποίησης και την υποβάλλει στον οργανισμό. Δίνει επίσης πληροφορίες σχετικά με τις εργασίες πιστοποίησης που πρέπει να γίνουν με την προσφορά.

Εάν η προσφορά εγκριθεί από τον οργανισμό, συντάσσεται σύμβαση. Η υπογραφή της σύμβασης από τα μέρη αρχίζει επίσης τη διαδικασία πιστοποίησης.

Η SCIENCE διορίζει έναν ελεγκτή σε αυτό το στάδιο και ο προγραμματισμός του ελέγχου γίνεται από τον ελεγκτή.

Προκαταρκτική εξέταση της τεκμηρίωσης

Σε αυτό το στάδιο, το ίδρυμα ή ο οργανισμός που ζητά την πιστοποίηση θα πρέπει να ανοίξει όλα τα έγγραφα που έχουν ετοιμαστεί κατά τη δημιουργία του σχετικού συστήματος διαχείρισης για προκαταρκτικές εξετάσεις από την SCIENCE. Αυτά τα έγγραφα που φτάνουν στο γραφείο της SCIENCE εξετάζονται από τον διορισμένο ελεγκτή για συμμόρφωση με το σχετικό πρότυπο. Εάν διαπιστωθούν μη συμμορφώσεις κατά τη διάρκεια αυτής της περιόδου, αυτές αναφέρονται στο ίδρυμα ή τον οργανισμό που ζητά το έγγραφο με σκοπό την εξάλειψη των ελλείψεων ή τη διόρθωση των σφαλμάτων.

Οι αναγνωρισμένες μη συμμορφώσεις πρέπει να καταργηθούν πριν από την επιτόπια επιθεώρηση. Ο έλεγχος πιστοποίησης δεν μπορεί να ξεκινήσει χωρίς αυτό. Τα έγγραφα που πρόκειται να αναθεωρηθούν μετά την εξάλειψη των μη συμμορφώσεων, αποστέλλονται ξανά στον ελεγκτή. Αν ο ελεγκτής δεν είναι πεπεισμένος για τις ρυθμίσεις που έχουν γίνει, μπορεί να επισκεφθεί το ίδρυμα ή τον οργανισμό σε αυτό το στάδιο.

Εκτέλεση εργασιών προκαταρκτικού ελέγχου

Αφού ολοκληρωθεί η προκαταρκτική αναθεώρηση της τεκμηρίωσης, μπορεί να οργανωθεί μια προκαταρκτική μελέτη ελέγχου στον οργανισμό εάν ζητηθεί. Στην περίπτωση αυτή, η SCIENCE διορίζει έναν επικεφαλής ελεγκτή και διενεργεί έναν σύντομο προκαταρκτικό έλεγχο. Οι εργασίες προελέγχου είναι υποχρεωτικές μόνο σε μελέτες πιστοποίησης Συστήματος Περιβαλλοντικής Διαχείρισης. Εκτός από αυτό, εξαρτάται απόλυτα από τη βούληση του οργανισμού. Εν τω μεταξύ, οι εργασίες προκαταρκτικού ελέγχου μπορεί να καταλήξουν σε θετικό αποτέλεσμα, αλλά αυτό δεν σημαίνει ότι και οι εργασίες πιστοποίησης θα είναι θετικές.

Επίβλεψη της πιστοποίησης

Η SCIENCE εκτελεί αυτήν την εργασία απευθείας στα γραφεία, τις εγκαταστάσεις, σε σύντομους χώρους εργασίας του ιδρύματος ή του οργανισμού που ζητά το έγγραφο. Σε αυτούς τους ελέγχους που διενεργούνται από έναν επικεφαλής ελεγκτή και επαρκή αριθμό ελεγκτών, παρατηρείται πόσο κατάλληλες είναι οι δραστηριότητες με τις απαιτήσεις του προτύπου κάνοντας τους απαραίτητους ελέγχους και συνεντεύξεις με τους εργαζομένους. Εάν κατά τους ελέγχους εντοπιστούν μη συμμορφώσεις που επηρεάζουν τη λειτουργία του σχετικού συστήματος, παρακολουθούνται.

Η έκθεση που θα ετοιμαστεί στο τέλος αυτής της δραστηριότητας υποβάλλεται στο SCIENCE. Η SCIENCE λαμβάνει την έκθεση του ελεγκτή και επεξεργάζεται, και εάν πειστεί ότι ο οργανισμός λειτουργεί σύμφωνα με το πρότυπο και ότι του αξίζει το έγγραφο, εκδίδει το σχετικό έγγραφο και το παραδίδει στον οργανισμό.

Επίβλεψη της επιτήρησης

Η SCIENCE διενεργεί ελέγχους επιτήρησης τουλάχιστον μία φορά το χρόνο προκειμένου να ελέγχει ότι οι δραστηριότητες σύμφωνα με το πρότυπο συνεχίζονται και ότι διασφαλίζεται η συνέχεια και η αποτελεσματικότητα του συστήματος μετά τη χορήγηση του πιστοποιητικού στους οργανισμούς.