Коли SCIENCE Technical Certification Inc. отримує запити на документи від установ та організацій, які створюють і експлуатують різні системи управління, вона ініціює сертифікаційні дослідження. Ці дослідження відбуваються за певним процесом. Хоча система менеджменту включає різні теми, загальний шлях, яким слід йти, однаковий.
Етапи процесу сертифікації можна пояснити наступним чином.
Отримання запиту на сертифікацію
Перший крок, який зробить організація, щоб отримати сертифікат, — це повністю і повністю заповнити форму заявки. Коли SCIENCE отримує цю форму, вона проводить необхідні експертизи і, якщо вважає за потрібне, готує сертифікаційну пропозицію та подає її до організації. Він також містить інформацію про сертифікаційну роботу, яку необхідно виконати з пропозицією.
Якщо пропозиція схвалена організацією, складається договір. З підписанням цього договору починається процес сертифікації.
На цьому етапі SCIENCE призначає аудитора, а аудитор здійснює планування аудиту.
Попередній огляд документації
На цьому етапі установа чи організація, яка запитує сертифікацію, має відкрити всі документи, підготовлені під час створення відповідної системи управління, для проведення попередніх експертиз НАУкою. Ці документи, які надходять до офісу SCIENCE, перевіряються призначеним аудитором на відповідність відповідному стандарту. Якщо протягом цього періоду будуть виявлені невідповідності, про них повідомляється установа або організація, яка запитує документ з метою усунення недоліків або виправлення помилок.
Виявлені невідповідності повинні бути виправлені перед польовою інспекцією. Сертифікаційний аудит не може розпочатися без цього. Після усунення невідповідностей документи, що підлягають перегляду, знову надсилаються аудитору. Якщо аудитор не переконаний у виконанні домовленостей, він або вона може відвідати установу або організацію на даному етапі.
Попередня перевірка
Після завершення попереднього огляду документації в організації може бути організовано попереднє аудиторське дослідження, якщо це вимагається. У цьому випадку НАУКА призначає головного аудитора та проводить короткий попередній аудит. Робота з попереднього аудиту є обов’язковою лише в сертифікаційних дослідженнях Системи екологічного менеджменту. Крім того, це повністю залежить від волі організації. Тим часом попередня аудиторська робота може дати позитивний результат, але це не означає, що робота з сертифікації також буде позитивною.
Сертифікаційний аудит
SCIENCE виконує цю роботу безпосередньо в офісах, приміщеннях, короткочасних робочих зонах установи чи організації, яка запитує документ. У цих аудитах, що проводяться провідним аудитором та достатньою кількістю аудиторів, спостерігається, наскільки діяльність відповідає вимогам стандарту, шляхом проведення необхідних контролю та опитування працівників. Якщо під час аудитів виявлені невідповідності, що впливають на роботу відповідної системи, їх слідкують.
Звіт, який має бути підготовлений наприкінці цієї діяльності, подається до НАУКИ. НАУКА отримує аудиторський висновок і працює над ним, і якщо переконається, що організація працює відповідно до стандарту і що вона заслуговує на отримання документа, видає відповідний документ і передає його організації.
Контрольні перевірки
SCIENCE проводить наглядові аудити принаймні один раз на рік, щоб перевірити, чи продовжується діяльність відповідно до стандарту, а безперервність та ефективність системи забезпечується після надання сертифікату організаціям.