Όλες οι εταιρείες που εφαρμόζουν τα πρότυπα του Συστήματος Διαχείρισης Ποιότητας στις επιχειρήσεις τους υποχρεούνται να ετοιμάζουν τα έγγραφα που θα χρησιμοποιηθούν σύμφωνα με το σύστημα, να τα ενημερώνουν και να τα εφαρμόζουν. Ορισμένα έγγραφα είναι τα έγγραφα που απαιτεί το σύστημα για προετοιμασία. Για παράδειγμα, περιλαμβάνονται το Εγχειρίδιο Ποιότητας και οι Διαδικασίες. Ο εκπρόσωπος διαχείρισης της ποιότητας είναι υπεύθυνος για την προετοιμασία αυτών. Μέρος του έγγραφα επιχειρηματικές διαδικασίες, οδηγίες εφαρμογής, έντυπα και παρόμοια έγγραφα. Οι υπάλληλοι και οι διευθυντές της μονάδας είναι υπεύθυνοι για την προετοιμασία αυτών των δραστηριοτήτων. Ωστόσο, οι έλεγχοι αυτοί πρέπει επίσης να ελέγχονται από τον αντιπρόσωπο διαχείρισης της ποιότητας που είναι υπεύθυνος για την επιχείρηση. Εδώ είναι το ISO 9001: 2015 Έλεγχος των εγγράφων Η διαδικασία καθορίζει τις αρχές για τον τρόπο προετοιμασίας, ελέγχου, έγκρισης, εφαρμογής και ενημέρωσης των εγγράφων που απαιτούνται σε όλη την επιχείρηση.
Οι εκπρόσωποι διαχείρισης της ποιότητας πραγματοποιούν ελέγχους σε υπάρχοντα έγγραφα σε τρεις περιπτώσεις:
- Εάν υπάρξει αλλαγή στους νομικούς κανονισμούς που σχετίζονται με τους τομείς δραστηριότητας,
- Εάν το πρότυπο του συστήματος διαχείρισης ποιότητας έχει αναθεωρηθεί,
- Ακόμη και αν όχι, περιοδικά τουλάχιστον μία φορά το χρόνο
Εκτός από αυτές τις καταστάσεις, οι εκπρόσωποι διαχείρισης της ποιότητας έχουν την ευθύνη να ελέγχουν τα εν λόγω έγγραφα όταν γίνεται ενημέρωση ή εκπονήσουν νέο έγγραφο για τις δραστηριότητες που σχετίζονται με την ευθύνη των μονάδων.
Ο αντιπρόσωπος διαχείρισης ποιότητας καταγράφει όλα τα έγγραφα στην τρέχουσα μορφή του εγγράφου, μαζί με την ημερομηνία της αρχικής προετοιμασίας και την ημερομηνία αναθεώρησης.
Όλα τα έγγραφα αποθηκεύονται στα συστήματα υπολογιστών των επιχειρήσεων σύμφωνα με τα επίπεδα αδειοδότησης και είναι προσβάσιμα σε όλους τους υπαλλήλους.
Όλα τα έγγραφα είναι κωδικοποιημένα σύμφωνα με τις αρχές που καθορίζονται από την αρχή από τον εκπρόσωπο της διαχείρισης της ποιότητας. Γενικά, οι διαδικασίες κωδικοποιούνται ως PR, μορφές FR, οδηγίες εφαρμογής UT, σχέδια pl.
Υπάρχουν επίσης ορισμένα εξωτερικά έγγραφα που συμβουλεύονται κατά τη διάρκεια της υλοποίησης των δραστηριοτήτων. Αυτό περιλαμβάνει, για παράδειγμα, νόμους, κανονισμούς ή επίσημες ανακοινώσεις. Αυτά τα έγγραφα λαμβάνονται συνήθως μέσω του Διαδικτύου. Ωστόσο, δεν είναι δυνατό να ελέγξετε τα περιεχόμενα.
Τα έγγραφα που είναι ξεχασμένα αποστέλλονται στο αρχείο πατώντας τη σφραγίδα ακύρωσης.
ISO 9001 Ποια είναι η διαδικασία ελέγχου εγγράφων και πώς πρέπει να προετοιμαστεί TÜRCERT Τεχνικός Έλεγχος και Πιστοποίηση Οι διευθυντές και οι υπάλληλοι της εταιρείας είναι πάντοτε σε ετοιμότητα για να παρέχουν πληροφορίες.
Μπορείτε να ανατρέξετε στο ακόλουθο έγγραφο λέξης ως την έξοδο της φόρμας της σελίδας διαδικασιών ελέγχου εγγράφων ISO 9001.
Διαδικασία ελέγχου εγγράφων ISO 9001