Οι εταιρείες που καθιερώνουν και εφαρμόζουν το Σύστημα Διαχείρισης Ποιότητας στις επιχειρήσεις τους υποχρεούνται να τηρούν αριθμό αρχείων προκειμένου να αποδείξουν ότι οι δραστηριότητες διεξάγονται σύμφωνα με τις απαιτήσεις του συστήματος και εφαρμόζονται αποτελεσματικά. ISO 9001: 2015 Έλεγχος αρχείων Η διαδικασία είναι έτοιμη να διασφαλίσει ότι τα αρχεία αυτά αναγνωρίζονται, δημιουργούνται, αριθμούνται, ελέγχονται, εγκρίνονται, αναπαράγονται, διανέμονται, αναθεωρούνται και διατηρούνται πριν από τη δημοσίευση.
Οι επιχειρήσεις τηρούν αυτές τις εγγραφές προκειμένου να αποδείξουν ότι το σύστημα ποιότητας εφαρμόζεται σύμφωνα με τις διαδικασίες και πραγματοποιείται αποτελεσματικά και ότι επιτυγχάνονται οι στόχοι ποιότητας που ορίζονται από την ανώτερη διοίκηση. Αυτά τα αρχεία συντομεύουν επίσης τις διαδικασίες ελέγχου της επιχείρησης.
Η διαδικασία καλύπτει τις αρχές για τη συλλογή, την ταξινόμηση, την πρόσβαση, την κατάθεση, την προστασία, τη συντήρηση και τη διάθεση αρχείων ποιότητας όταν αυτό είναι απαραίτητο.
Οι επιχειρήσεις, ποιότητα διαδικασίες, οδηγίες, σχέδια επιχειρησιακών διαδικασιών, σχέδια ποιότητας, αρχεία εσωτερικού ελέγχου, αρχεία διορθωτικών και προληπτικών δραστηριοτήτων, αρχεία συνεδριάσεων ανασκόπησης διαχείρισης, αρχεία καταγγελιών πελατών, αρχεία αγορών, εκθέσεις αξιολόγησης προμηθευτών, αρχεία συμβολαίων προμηθευτών, συλλέγει και αρχειοθετεί πολλές εκθέσεις και έγγραφα με ελεγχόμενο τρόπο.
Τα αρχεία ποιότητας παρουσιάζονται στον πίνακα αποθήκευσης από ποιον, για πόσο καιρό και όπου φυλάσσονται τα αρχεία που έχουν συνταχθεί σύμφωνα με τις επιχειρηματικές διαδικασίες.
Το προσωπικό που καταρτίζει τα αρχεία είναι υπεύθυνο για τη σωστή τήρηση των αρχείων σύμφωνα με τη σχετική διαδικασία, προσδιορίζοντας την ημερομηνία αλλαγής, εάν γίνουν αλλαγές, είναι ευανάγνωστο και καθαρό εάν έχει γραφτεί χειρόγραφα και τις παραδίδει στην αρμόδια υπηρεσία. Εάν γίνουν αλλαγές στα αρχεία, οι προηγούμενες πληροφορίες αντικαθίστανται χωρίς διαγραφή και οι νέες πληροφορίες καταγράφονται με την εγγραφή της ημερομηνίας αλλαγής.
αρχείαδιατηρούνται από τους διαχειριστές των τμημάτων με τρόπο που να μην μπορούν να υποστούν βλάβη και να αναγνωριστούν εύκολα. Οι εγγραφές που αποστέλλονται στο αρχείο αποθηκεύονται με τον ίδιο τρόπο.
Τα αρχεία ποιότητας πρέπει να καταστρέφονται έτσι ώστε να μην μπορούν να επαναχρησιμοποιηθούν κατά την εκπνοή της περιόδου διατήρησης του αρχείου. Αυτό γίνεται με γνώση του αντιπροσώπου της διαχείρισης της ποιότητας.
Τα αρχεία που διατηρούνται στον υπολογιστή είναι επίσης ταξινομημένα. Αυτά τα αρχεία ελέγχονται από την εφεδρική διαδικασία που διεξάγεται από την πληροφορική.
ISO 9001: Για πληροφορίες σχετικά με τον τρόπο προετοιμασίας και χρήσης της διαδικασίας ελέγχου αρχείων 2015, επικοινωνήστε με την εταιρεία μας. TÜRCERT Τεχνικός Έλεγχος και Πιστοποίηση διευθυντές εταιρειών.
Μπορείτε να ανατρέξετε στο ακόλουθο έγγραφο λέξης ως την έξοδο της φόρμας της σελίδας διαδικασίας ελέγχου ISO 9001.
Διαδικασία ελέγχου εγγραφής ISO 9001